Téged is érint – így dolgozik az Oktatási Igazgatóság

Az oktatással kapcsolatos ügyintézés, az órarend-, és tanrendkészítés, a hallgatói pénzügyek, illetve a szervezés mesterei, valamint iránymutatók a Neptun rendszer soha véget nem érő, hallgatói szíveket gyakran reménytelenséggel átitató útvesztőjében. Többszáz képzés, évi többezer oklevél, valamint többtízezer kinyomtatott oldal, ez az Oktatási Igazgatóság, melynek munkájáról Gál Balázzsal, a szervezeti egység igazgatójával beszélgettem.

A Pannon Egyetem jelenleg öt karon és nyolc képzési helyen (Veszprém, Keszthely, Nagykanizsa, Zalaegerszeg, Székesfehérvár, Kőszeg, Székelyudvarhely, Győr) közel 6000 hallgató számára biztosít színvonalas felsőoktatási képzéseket és értékes diplomát. Az oktatás és a hallgatói előmenetel sikerének kiemelkedően fontos hozzávalója az Oktatási Igazgatóság, melynek munkavállalói Veszprémben az „A” épület fölszintjén, az „E” épületben és a Kollégiumi Irodában, illetve még a keszthelyi kampuszon is megtalálhatók. Az Oktatási Igazgatóság feladata komplex, hiszen egyszerre kell kiszolgálnia a kancellári területet, valamint az akadémiai szférát, ide értve a jövő évben esedékes intézményi akkreditációra való felkészülést is.

Az Oktatási Igazgatóságnak olyan részlegekkel is rendelkezik, amelyek az egyetemen eltöltött évek során rejtve maradhatnak az egyszeri hallgató számára. A Tantervi csoport végzi a tantervek gondozását, az órarendek és a vizsgaidőszakok szervezését, így az Ő munkájuk nélkül hallgatóként nem lennél képes órákat felvenni és vizsgákra jelentkezni sem. A Hallgatói pénzügyi csoport nem meglepő módon elsősorban pénzügyekkel foglalkozik, amelyre akár egy széles kézmozdulattal legyinthetnél is mondván, ez téged úgysem érint, viszont ez egyáltalán nem így van. Itt intéződnek ugyanis az ösztöndíjak, a rendszeres szociális támogatások és a Diákhitel, valamint ehhez a munkacsoporthoz kapcsolódnak a Neptunba kiírandó befizetésre váró tételek is, mint például az önköltségi díj, vagy a különféle késedelmi díjak.

Talán meglepő lehet, de ez még nem minden. Nem ám, közel sem, hiszen az Oktatási Igazgatósághoz tartozik a Nemzetközi Iroda, amely a külföldről hozzánk látogató hallgatókat, illetve a magyar diákok számára elérhető mobilitási programokat (például: Erasmus, Campus Mundi, CEEPUS) koordinálja. Ide tartozik még a Karrier Iroda és a SAS Bizottság is, amelyek révén az Oktatási Igazgatóság felelős az állásbörzék szervezéséért, az oktatói munka hallgatói véleményezésének lebonyolításáért, a DPR lekérdezésekért, valamint a speciális szükségletű hallgatók élethelyzetének megfelelő támogatási programok kialakításáért.

Ha kollégista vagy, az „A” épület földszinti folyosóját pedig messziről kerülöd, ezért úgy gondolod, hogy csupán minimális a kapcsolatod az Oktatási Igazgatósággal, meg kell, hogy lepjelek. A Kollégiumi Irodában is az OI munkatársai ülnek és velük találkozhatsz a kollégiumi felvételi, valamint a kollégiumi beköltözés során is.

Hallgatóként bizonyára mindnyájan jártatok már az egyetem tanulmányi osztályán, hiszen ide tértek be, ha többek között nézeteltéréseitek akadnak a Neptun rendszerrel, ha gondjaitok vannak a rátok vonatkozó tanulmányi szabályok értelmezésével, ha diákigazolványra, vagy épp hozzá való matricára van szükségetek. Akkor is ide vezet utatok, ha a tanulmányaitok végéhez közeledve, oklevélért viszkető tenyérrel érdeklődtök arról, minden rendben van-e az elmúlt években végzett tanulmányaitokkal. Az ügyfélfogadási időben elsősorban a hallgatók személyes jelenlétét megkívánó ügyeké a főszerep, de az ügyintézők számára az igazi hacacáré csak az ajtózárak kattanását követően veszi kezdetét. Diákként felmerülhet benned a kérdés, hogy milyen feladatokat látnak el a jól ismert kollégák akkor, amikor épp nem a te, vagy hallgatótársaid ügyes-bajos dolgait intézik? Pihennek és beszélgetnek talán? Ó nem, dehogyis, itt olyankor kezdődik csak az igazi munka, a beiratkozás és a diákigazolványok adminisztrációja, a Neptun egységes tanulmányi rendszerben való dokumentáció, az elektronikusan leadott kérvények feldolgozása és a hozzájuk kapcsolódó határozatok elkészítése, a félévek zárása és a hallgatói előrehaladás törzskönyvezése, az abszolutóriumkiadás ellenőrzése, valamint az oklevelek, az oklevél mellékletek és leckekönyvek kiállítása. Többek között az is az ő precíz munkájuktól függ, hogy a hallgatóként elfogyasztott féléveid helyesen számolódjanak.

Ez sok feladat és hatalmas felelősség, viszont a 30 dolgozó nagy tapasztalata és ügyfélorientált hozzáállása révén megoldásuk nem jelenthet problémát még akkor sem, ha évente 1300-1400 oklevelet kell kiállítani, a dokumentumok kiállítás során 5000-6000 aláírást kell elhelyezni, közel 50.000 oldalt kell kinyomtatni, valamint körülbelül 20 különböző ország állampolgárainak ügyeit kell kezelni és koordinálni az egyetem által kínált mintegy 300 különböző képzés esetén.

Természetesen arról is megkérdeztem Gál Balázs igazgató urat, hogy melyek számukra a tanév legkritikusabb napjai. Az egyes munkacsoportok esetén más-más időszakokat jelölt meg, hiszen a tanulmányi csoport számára a beiratkozás és a záróvizsgák időszaka, a Nemzetközi Irodán az elnyújtott félévkezdés, a kollégiumokban pedig a nyár végi felvételi és beköltözés, valamint a tanévzárás és a hallgatói kiköltözés okozza a legnagyobb fejfájást. Központi szinten azonban mégsem ezek, hanem a márciusi és októberi statisztikai jelentések, a nyári felvételi ponthatárok kihirdetése, illetve a pótfelvételi jelentik a legnagyobb izgalmakat.

Ahogyan látjátok, az Oktatási Igazgatóság és az ott dolgozók munkája hatalmas hatással van a hallgatói életetekre. Ha legközelebb arrafelé jártok, rebegjetek el legalább egy halk köszönömöt, megérdemlik.